سیستم های اطلاعات مدیریت

تعریف سیستم اطلاعات مدیریت ، کارکردها، ساختار و ویژگی ها

الف : تاریخچه و معرفی سیستم ها و کارکرد های آن ها

مدیر نخستین وبزرگترین تصمیم گیرنده در سازمان است که در تمام فعالیتهای وی فرایند تصمیم گیری وجود دارد با توجه به تغییرات سریع وپیچیدگی محیطی که مدیران در آن به فعالیت مشغولند استفاده از سیستم های اطلاعاتی مناسب برای مدیران امری حیاتی است.این تغییرات می توانند بر تصمیم گیری یک مدیر به اشکال گوناگون تاثیر بگذارند:

• توسعه فناوری وسیستم های ارتباطی باعث بوجود آمدن تعداد راهکارهای بیشتر می شود.
• پیچیدگی وحجم عملیات اتوماسیون و…باعث بوجود آمدن خطا در چندین بخش سازمان شده که هزینه زیادی ناشی از خطای بوجود آمده به سازمان تحمیل می شود.
• امکان دارد دسترسی به اطلاعات مورد نیاز برای تصمیم گیری مشکل باشد در حالیکه باید به سرعت تصمیم ها گرفته شوند.
• افزایش بازارهای جهانی ، مصرف کنندگی ، مداخله دولت وکاهش ثبات سیاسی، عدم قطعیت در مورد آینده را به دنبال دارند.

مدیران وحمایتهای کامپیوتری:

امروزه فناوری های کامپیوتری به شکل گسترده ای در فعالیتهای مدیران نفوذ کرده و میتوانند بازه ای از پردازش های مراوده ای تا بررسی و تجزیه وتحلیل و حل مسایل را پوشش دهند وبطور کلی در مهمترین وظیفه یک مدیر یعنی تصمیم گیری به کمک وی بیایند.

دلایل نیاز به سیستم های مکانیزه حمایت از تصمیم:

• محدودیتهای فکری بشر در پردازش و ذخیره سازی: چون توانایی ذهن بشر در پردازش ذخیره ودسترسی به اطلاعات محدود است با استفاده ازاین سیستمها می توانیم این محدودیت را برطرف کنیم.
• محدودیت های دانش: اگر برای حل یک مساله نیاز به اطلاعات و دانش های متنوعی باشد توانائی یک فرد در حل آن مسئله محدود می باشد و اگر بخواهیم از چندین متخصص در هر زمینه استفاده کنیم هماهنگی وارتباط بین این افراد مشکل خواهد بود. سیستمهای کامپیوتری این مشکلات را حل کرده ومی توانند به سرعت به حجم زیادی از اطلاعات دسترسی پیدا کرده و آنها را پردازش کنند همچنین می توانند هماهنگی و ارتباط بین اطلاعات و افراد را آسان کنند.
• کاهش هزینه : حمایت کامپیوتری باعث کاهش تعداد افراد گروه می شود وامکان برقراری ارتباط از مناطق مختلف را برای اعضای گروه فراهم می سازد و همچنین باعث افزایش بهره وری بخش ستادی می شود که همه این موارد منجر به کاهشهزینه خواهد شد.
• حمایت فنی: کامپیوترها می توانند به سرعت و به شکل مقرون به صرفه ای داده های لازم را جستجو و ذخیره کنند یا انتقال دهند.
• حمایت از کیفیت : سیستمهای کامپیوتری با اجرای سریع شبیه سازی های پیچیده به مدیران کمک میکنند تا امکان ها و راهکارهای گوناگون را بررسی و تاثیرات مختلف را به سرعت و مقرون به صرفه ارزیابی کنند و از این طریق کیفیت تصمیم ها را بالا ببرند.

سیستمهای اطلاعاتی، سیستمهایی هستند که اطلاعات را برای اهدافی خاصگردآوری، پردازش، ذخیره سازی، تجزیه و تحلیل و توزیع می کنند . هر سیستم اطلاعاتی مرکب از سخت افزار، نرم افزار، داده ، رویه و افراد می باشد .

سیستمهای اطلاعاتی اغلب توسط شبکه های الکترونیکی با یکدیگر در تماس هستند که اتصال این شبکه ها می تواند به صورت سیمی و یا بدون سیم باشد . ( enterprise wide IS ) اگر چنین شبکه ای در تمام سازمان و برای تمام افراد مهیا باشد به آن سیستم اطلاعاتی سطح سازمانی می گویند .

در تقسیم بندی بر حسب سطوح سازمانی سه نوع IS خواهیم داشت :

• سیستمهای اطلاعاتی وظیفه ای
• سیستمهای اطلاعاتی سطح سازمانی
• سیستمهای اطلاعاتی بین سازمانی

در طبقه بندی برحسب نوع حمایتی که ارائه می کنند IS ها به چند دسته عمده تقسیم می شوند :

• TPS ها (سیستم پردازش مبادلات): تراکنشهای عمده کسب و کار را پردازش می کنند.
• MIS ها (سیستمهای اطلاعاتی مدیریت): اطلاعات روتین را جهت برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل ارائه میدهند. سیستمی منسجم برای تهیه اطلاعات به منظور حمایت از برنامه ریزی ، کنترل وعملکرد سازمان است که از طربق ارائه گزارشهای خاص مدیریتی وظایف مدیریت میانی را پوشش می دهد.
• OAS ها (سیستمهای اتوماسیون اداری): بهره وری کارکنان اداری را افزایش می دهند؛
• سیستمهای ارتباطی و همکاری: کارکنان و مشتریان را قادر به برقراری تعامل و انجام کار با یکدیگر می سازند؛

دسته بعدی فناوری های حمایت از تصمیم هستند که عبارتند از :

• سیستم حمایت از تصمیم (DSS)
• سیستم حمایت از تصمیم گروهی (GDSS)
• سیستمهای اطلاعات مدیریت عالی (EIS)
• سیستمهای خبره (ES)
• شبکه های عصبی مصنوعی (ANN)
• سیستمهای حمایت ترکیبی

DSS ها (سیستمهای پشتیبان تصمیم گیری): مدلها و داده ها را جهت حل مسائل نیمه ساختار یافته یا بدون ساختار ترکیب می نمایند و نیازمند حضور فعال کاربر می باشند. این سیستمها از تصمیم گیرندگان نهایی سازمان و مدیران پشتیبانی به عمل می آورند؛

مفهوم سیستمهای حمایت ازتصمیم (DSS)

این سیستم ها، منابع انسانی (آگاهی های فردی) را با قابلیت های کامپیوتری ترکیب میکنند تا باعث ارتقاء کیفیت تصمیم گیری ها مخصوصاً در مورد مسائل نیمه ساخت یافته شوند.

مزایای DSS

• کیفیت بالاتر تصمیم گیری
• بهبود ارتباطات
• کاهشهزینه
• افزایش بهره روی
• صرفه جوئی در زمان
• بهبود رضایت مشتری وکارمند.

ESS ها (سیستمهای پشتیبان مدیران اجرایی): از تصمیمات مدیران اجرائی حمایت به عمل می آورند؛

GDSS ها (سیستمهای پشتیبان تصمیم گیری گروهی): از فرایند کاری گروه (شامل آنهایی که در مکانهای مختلف هستند) حمایت به عمل می آورد؛ حجم زیادی از تصمیمات اصلی سازمان توسط گروهها گرفته میشود ازانجاییکه گرداوری یک گروه در یک مکان و زمان معین مشکل وهزینه بر است و بر گزاری این جلسات گروهی نیز زمان زیادی را میطلبد ونتایج تصمیم گیریها در حد متوسط است برای رفع استفاده می شودکه عنوانهای مختلفی مانند سیستمهای حمایت (IT) این مشکلات از فناوری اطلاعات

سیستم اطلاعات مدیریت عالی (EIS)

این سیستمها برای اهداف زیر بوجود آمده اند:

• ایجاد دیدگاهی سازمانی از عملیات سازمان
• ایجاد یک واسطه نزدیک به کاربر در انواع سبکهای تصمیم فردی
• تهیه کنترلهای کارا وبه موقع
• دسترسی سریع به اطلاعات دقیق
• متمایز، فشرده ودنبال کردن داده ها واطلاعات حساس
• تعیین مسائل

ES ها (سیستمهای خبره): دانشذخیره شده متخصصان را برای افراد غیر متخصصعرضه میکند؛

در این نوع از سیستم، خبرگی وتخصص از فرد متخصص به کامپیوتر منتقل می شود . این دانش در کامپیوتر ذخیره می شود وهنگام نیاز کاربر از ان استفاده می کند

ES میتواند مانند یک متخصص به خوبی استنباط کند وبه نتیجه مناسبی برسد

Neural Network ها (سیستمهای عصبی ): از موارد تاریخی حتی با اطلاعاتی مبهم و ناقصمی آموزد؛ در فناوریهای قبلی از اطلاعات ودانش موجود در کامپیوتر که از افراد متخصص گرفته میشود استفاده می کردیم ولی چون دسترسی به اطلاعات به سادگی امکان پذیر نیست تصمیم گیرندگان باید از تجربه های خود در شرایط گوناگون گذشته استفاده کنند .در این سیستم کامپیوتری امکان یادگیری از تجربه های گذشته وجود دارد وبه این طریق مسایل حل میشود

BI و سیستمهای هوشمند جمع ESS ،DSS ها (هوشمندی کسب و کار): حجم عظیمی از داده ها را جهت تجزیه و تحلیل توسط آوری کرده و به کار میگیرد .

ب - مقایسه سیستم های اطلاعاتی با یکدیگر

بطور کلی فرایندهای تصمیم گیری شامل سه نوع تصمیمات می شوند:

• ساختار یافته(قابل برنامه ریزی).
• نیمه ساختار یافته .
• ساختار نیافته(غیر قابل برنامه ریزی).

فعالیتهای مدیریت نیز شامل سه قسمت می باشند:

• برنامه استراتژیک،
• کنترل مدیریت،
• کنترل عملیاتی .

از ترکیب این تصمیمات وفعالیتها حالتهای مختلفی بوجود می آید که برای هر حالت یک یا چند سیستم اطلاعاتی جوابگو می باشد. برای مناسب DSS جواب گو است یا اگر نیمه ساخت یافته باشد ،TPS ، MIS مثال زمانی که تصمیم از نوع ساخت یافته باشد سیستمهای می باشد.

اساساً مفروضات اطلاعاتی تصمیم گیرنده ، نوع اطلاعات مورد نیاز سرپرستان ، مدیران ارشد ، مدیران میانی و اعضای تیم های خودگردان با سطح مدیریتی تصمیم گیری و ساختار یافتگی موقعیت تصمیم گیری پیش روی آنها رابطه مستقیم دارد.

سیستم اطلاعات مدیریت :

گونه ای از سیستمهای اطلاعات سازمانی کامپیوتری است که اطلاعات داخلی سازمان را از سیستم های پردازش عملیات گرفته و آنها را در قالب های با معنی و مفید به عنوان گزارش های مدیریت خلاصه می کنند تا در انجام وظائف مدیریتی مانند کنترل و تصمیم گیری استفاده شوند .

سیستم های پشتیبانی مدیریت :

گونه ای از سیستم های اطلاعات سازمانی کامپیوتری هستند که در تصمیم گیری های نیازمند مدل سازی ، فرمول بندی ، محاسبه ، مقایسه ، انتخاب بهترین گزینه یا پیش بینی سناریو های محتمل به مدیریت کمک می کنند.

سیستم اطلاعات مدیریت :

یکی از انواع سیستم های اطلاعاتی بودند که برای پشتیبانی تصمیم گیری های مدیریتی توسعه داده شدند . یک سیستم اطلاعات مدیریت محصولات اطلاعاتی تولید می کند که بسیاری از نیازهای تصمیم گیری روزمره مدیران و حرفه ای های کسب وکار را تامین می کند.

سیستم های پشتیبانی تصمیم :

سیستم های اطلاعاتی مبتنی بر رایانه ای هستند که پشتیبانی فعال اطلاعاتی را در طول فرآیند تصمیم گیری برای مدیران و حرفه ای های کسب وکار فراهم می کنند . این سیستم ها الگو های تحلیلی ، پایگاه داده های تخصصی ، بینش و قضاوت های شخصی تصمیم گیرنده و یک فرآیند مدل سازی فعال ومبتنی بر را یانه را بکار می گیرند تا از اتخاذ تصمیمات نیمه ساختار یافته و ساختار نیافته کسب وکار پشتیبانی نمایند.

MIS شامل سه جزء است: مدیریت، اطلاعات و سیستم.

MIS نه تنها مدیران رادرامور استراتژیک حمایت می کند، بلکه درتصمیمات تکراری وروزمره نیز اطلاعات لازم رادراختیار مدیران تاکتیکی قرارمی دهد وآنها راقادر می سازد تابه اطلاعاتی دست یابند که جهت تصمیماتشان کمک موثری باشد. می تواند تصاویری از مغایرت ها وانحرافات از برنامه های تعیین شده رانیز آشکار سازد چنین اطلاعاتی ازطریق تهیه گزارشات MIS مدیریت درقالبها وتصاویر منطقی وقابل تعبیر وتفسیر وتجربه وتحلیل دراختیار مدیریت قرار می گیرد .

زیرمجموعه های سیستم MIS عبارتند از:

• سیستمهای اطلاعاتی مدیریت نیروی انسانی،
• سیستمهای اطلاعاتی مدیریت مالی وحسابداری،
• سیستمهای اطلاعاتی مدیریت تولید
• سیستمهای اطلاعاتی بازاریابی وفروش که متکی برپایگاههای مشترك ومتقابل است.

مدیران MIS بایستی ازدنیای حقیقی وسیستم های موجود درسازمان مطلع باشند تابتوانند نقش موثری را ایفا کنند وبه همین دلیل بایستی اطلاعات صحیح دراختیارشان قرارگیرد. یکی از نقشهای مهم مدیر MIS آگاهی وتفسیر ازعوامل محیطی وبیرونی سازمان است. مدیران MIS بایستی ازارزش های سیستمهای موجود مطلع گردند واینکه سیستمهای دستی موجود چه اطلاعات ونقشی رابعهده دارند. عملاً مدیر MIS برای طراحی وکنترل شرکت به معاون خدمات اجرایی یامعاون ارشد گزارش می دهد دربسیاری از شرکتها، شاخه معاونت MIS بوجود می آید که گزارش خودرامستقیما بًه مدیریت عالی تسلیم میدارد.

MIS

به سبب مزایایی چون: ارتباطات نزدیکتر، کنترل دقیقتر وگردآوری داده های مطمئن تر وپردازش سریعتر داده ها وتبدیل آنها به اطلاعات مدیران، از سیستمهای اطلاعاتی مدیریت در برنامه ریزی سازماندهی، رهبری وایجاد انگیزه، گزارشدهی و کنترل استفاده کرده واین اعمال مدیریتی رابا نهایت دقت وکارآیی، درمدت زمان بسیارکمتری درسازمان انجام می دهد. حال برای انجام این کارها مدیریت باید واسطی به نام مدیرسیستم اطلاعاتی مدیریت برای ارائه بهتروخدمات برای مدیریت ، داشته باشد. موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند چیزهای دیگری فراگرفتند.در این دوره مشخص شد که مانع عمده در استفاده از سیستمهای اطلاعات مدیریت، مدیران هستند. مدیران به عنوان یک گروه درمورد رایانه اطلاعی نداشتند آنان ازکارهای خودآگاه بوده و می دانستند چگونه مسائل راحل کنند؛ لکن به اندازه کافی درمورد نقش اطلاعات درحل مسائل تأمل نکرده بودند. درنتیجه برای مدیران بیان این که دقیقااًزسیستم اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشواربود. این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیرقابل تحمل بود زیراکه دانسته های آنان از مدیریت کم بود، آنها نمی دانستند چه سؤالاتی راپرسش نمایند، با طی زمان مدیران درباره رایانه ودرمورد فرآیندهای مورد اجرا درحل مسائل تجربه آموختند و متخصصین اطلاعات نیز مبانی مدیریت رافراگرفتند. سیستم های اطلاعات مدیریت برای انطباق بیشتر بانیازهای مدیران اصلاح وتوسعه یافت. عاقبت جایگاه سیستم اطلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده ازرایانه مستحکم شد. سیستم اطلاعات مدیریت یک منبع اطلاعات درپهنه سازمان فراهم می نماید ونیز به شناسایی ودرك مساله کمک میکند. نورساطع از سیستم اطلاعات مدیریت بااین هدف است که برای مدیران علائم مساله یا متحمل الوقوع بودن مسائل را اعلام دارد.

ضعف عمده سیستم اطلاعات مدیریت آن است که :

• نمیتواندنیازهای خاص هرفرد را برطرف کند.
• نمی تواند مساله رابرآورد سازد.
• اغلب اوقات سیستم اطلاعات مدیریت اطلاعات دقیق موردنیاز رافراهم نمی کند

سیستم های پشتیبانی تصمیم (DSS)

همانگونه که گفتیم سیستم های اطلاعات مدیریت اشکالاتی دارد که سیستم های پشتیبانی تصمیم برای رفع آنها بوجود آمده است. سیستم اطلاعات مدیریت به منظورتدارك پشتیبانی شخصی برای هر مدیرنمی باشد. این ضعف سیستم اطلاعات مدیریت، اقداماتی راباعث شد که منتهی به مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم گشت. سیستم پشتیبانی تصمیم به عنوان یک سیستم متکی بر رایانه به منظور استفاده توسط یک مدیر خاص یاگروهی ازمدیران درهرسطح سازمانی برای اتخاذ تصمیم درفرآیند حل یک مساله نیمه ساختاری، تعریف می شود. سیستم پشتیبانی خروجی به شکل گزارشات ادواری یا خاص، یا نتایج مشابه سازیهای ریاضی راایجاد می کند. استیون. ال. آلر پس از مطالعه پنجاه وشش موسسه، شش نوع سیستم پشتیبانی تصمیم را شناسایی نمود. ساده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم ازطریق ایجاد توانایی بازیابی عناصر داده ها از پایگاه اطلاعات به مدیر کمک می کند. پیچیده ترین سیستم پشتیبانی تصمیم عملاً تصمیماتی رابرای مدیراتخاذ می نمایید.

سیستم پشتیبانی تصمیم درمقابل سیستم اطلاعات مدیریت:

• فرد را حمایت میکند
• حمایت مستقیم ایجاد می کند
• تمام مراحل حل مساله راحمایت مینماید.
• مسائل نیمه ساختاری راحمایت می کند.
• برپشتیبانی تصمیم تاکید دارد.

مفهوم سیستم پشتیبانی تصمیم ،شکستهای اولیه سیستم اطلاعات مدیریت راتجربه نکرد. به احتمال قوی دلیل اصلی آن، دامنه محدودترسیستم پشتیبانی تصمیم است. برخورد ملایم تر سیستم پشتیبانی تصمیم، شانس موفقیت خودراحداکثر می کند.

مقایسه تفاوت های عمده قابلیت های اطلاعاتی و قابلیت های پشتیبانی تصمیم برای سیستم های اطلاعاتی مدیریت وسیستمهای پشتیبانی تصمیم (دکتر جیمز .ا. ابراین - 1386)

مقایسه سیستم اطلاعات مدیریت و سیستم پشتیبانی تصمیم (دکتر مکلوید 1378 )

گونه ها و ویژگی های نظام های پردازشداده ها(سیستم های اطلاعات مدیریت پیشرفته
– دکترهوشنگ مومنی – 1385)

هوش مصنوعی سیستم های خبره وتأثیرآن برسیستم های پشتیبانی تصمیم

هوش مصنوعی فعالیت ایجاد توانایی درماشین هایی چون رایانهها جهت به نمایش گذاردن رفتار هوشمندانه است که درانسانها مشاهده می شود. هوش مصنوعی نشاندهنده پیشرفته ترین کاربرد رایانه تابه امروز بود که تلاش می کند تابعضی انواع منطق انسانی راتقلید کند. نطفه های هوش مصنوعی فقط دوسال پساز استقرار اولین رایانه برای استفاده دربازرگانی گذارده شد. تحقیق هوش مصنوعی ادامه یافت امابه هدفهای محدودتر کاربردهای رایانه، چون سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی تصمیم منجر شد. ولیکن درطی زمان پژوهشمداوم ادامه یافت تا مرزهای استفاده ازرایانه برای اموری که عمدتاً هوش انسان راطلب می کند، گسترش یابد.

سیستم خبره یک برنامه رایانهای است که به صورت یک انسان خبره عمل نموده واستفاده گر را درنحوه حل یک مساله راهنمایی می کند. عمل استفاده ازیک سیستم خبره را مشورت می نامند که استفاده کننده باسیستم خبره برای راهنمایی مشورت می کند.

مفهوم سیستمهای خبره براین فرض استوار است که دانش متخصصین درحافظه رایانه ضبط ودردسترس کسانی که به کاربرد آن دانش نیاز دارند قرارگیرد.

یک سیستم پشتیبانی تصمیم شامل برنامه هایی است که منعکس کننده چگونگی اعتقاد یک مدیردرحل یک مساله می باشد. یک سیستم خبره، ازطرف دیگر فرصتی برای تصمیم گیریها پیش می آورد که ازقابلیت های مدیر افزونتر است .

تمایز دیگر بین سیستم خبره وسیستم پشتیبانی تصمیم ،توانایی سیستم خبره درتوصیف نحوه استدلال جهت نیل به یک راه حل خاصاست.

اغلب اوقات شرح نحوه دستیابی به یک راه حل، از خودراه حل ارزشمندتر است. داده هایی که بوسیله برنامه های سیستم پشتیبانی تصمیم استفاده می شود، اصولاًبه صورت عددی بوده و برنامه ها، تأکید براستفاده از روشهای ریاضی دارند،

لیکن داده هایی که بوسیله سیستمهای خبره بکارمی رود نمادی تر بوده واغلب بصورت متن تشریحی می باشند. برنامه های سیستم های خبره بربکارگیری برنامه های منطقی تأکید دارند.

یکمدل سیستم خبره مشتمل برچهار بخشاصلی است:

• یک موتور توسعه که متخصص وتحلیل گر سیستم ها برای ایجاد سیستم خبره بکارمی برند؛
• یک پایگاه دانش که معلومات گردآوری شده درمورد مساله خاص موردحل رادرخودجا می دهد؛
• یک موتور استنتاج که توانایی تفسیر محتوای پایگاه دانش رافراهم می کند؛
• یک رابط استفاده گر که به استفاده کننده کمک نموده تابه سیستم خبره بوسیله پایانه صفحه کلید رابطه برقرارکند.

رایانه می تواند دانش موردنیاز برای حل مساله رابا سرعت الکترونیک بکاربرد. این توانایی به مدیر به دوشیوه بهره می رساند: اول برای مدیر امکان پذیر می سازد تابه فعالیت حل مسأله که سابقاًغیرممکن بود، مبادرت نماید. نفع دوم افزایش سرعت آن است که مدیر راازسایر فعالیتها آزاد می سازد. رایانه مانند شخص مدیر دارای ایام خوب وایام بد نمی باشد. هنگامی که استدلال کردن درداخل رایانه، برنامه نویسی می شود، مدیرمی داند که همان فرآیند حل برای هرمساله ای دنبال خواهدشد.

سیستم های خبره، دومحدودیت عمده دارند:

• اول اینکه آنها، علم متناقض رانمی توانند کنترل نمایند
• دوم اینکه سیستم های خبره، نمی توانند مهارتهای غیراستدلالی رابه عنوان مشخصه شخص حل کننده بکارببرند.

www.teta-co.com

سیستمهای اطلاعات مدیریت - http://www.academist.ir

سیستمهای اطلاعاتی مدیریت- دکترجیمز.ا.ابراین– ترجمه دکتر مانیان، فتاحی، واثق

مجله راهکار مدیریت – مجید امید وار

سیستمهای اطلاعات مدیریت پیشرفته – دکتر هوشنگ مومنی

سیستمهای اطلاعات مدیریت - مک لوید